Jó tervezéssel és csapatmunkával tehető sikeressé a digitalizáció

Az online esemény meghívottja Spero Zervos, a digitális munkautasításokat, adatgyűjtési és rendszerintegrálási megoldásokat fejlesztő kanadai VKS ügyfélsikerességi menedzsere volt.

Zervos elsőként az általa „disconnected worker”-ként, vagyis „nem összekapcsolt dolgozó”-ként jellemzett munkavállalókról beszélt. A kifejezéssel a munkájuk hatékony végzéséhez szükséges információkhoz hozzá nem férő munkavállalókra utalt. A rossz információáramlás hátterében több dolog is lehet, melyek közül a legjellemzőbbek a papíralapú dokumentációhoz kötődnek. Legyen szó munkautasításokról vagy a termelés során keletkező adatokról, a papír dokumentumok elavultak, nehezen kezelhetőek és értelmezhetőek lehetnek, készítésük időigényes, mindemellett pedig a hozzájuk férés is nehézkes lehet. Utóbbira Zervos azt a példát hozta, amikor a dolgozónak el kell hagynia a munkaterületet, hogy egy távoli irodában keresse ki a neki kellő munkautasítást.

Az információhoz jutást akadályozó másik probléma az úgynevezett tribal knowledge, vagyis az a jelenség, mikor az adott terület leghozzáértőbbjei nem adják át a tudásukat másoknak, lassítva azok, végső soron pedig a vállalat fejlődését. A tudás át nem adásából következik, hogy a legtapasztaltabbak nyugdíj vagy munkahelyváltás miatti elmenetelével jelentős veszteség éri céget.

A megoldást a digitalizálás hozza el

Zervos szerint a munkáltatóknak arra kell törekedniük, hogy alkalmazottjaik a lehető legkönnyebben férjenek hozzá a keresett információkhoz. A „connected worker”, azaz az „összekapcsolt dolgozó” bármikor, könnyedén és valós időben férhet hozzá az információhoz. Az alkalmazottak feladatvégzését továbbsegíti a folyamatok egységesítése, a tudásátadást pedig megkönnyíti annak egy közös kommunikációs platformra terelése. Mindezek elérése pedig a digitális megoldásokkal válik lehetségessé.

A dokumentáció digitális alapokra való áthelyezését persze alapos tervezés kell, hogy megelőzze. Először fel kell mérni, hogy hol van szükség fejlesztésre. A szóba jövő területek között vannak az alacsony termelékenységgel, valamint minőségi problémákkal küzdők, illetve a jó nyomon követhetőséget követelők. Ezután meg kell határozni az elérendő célokat. Zervos azt tanácsolja, hogy a célokat soroljuk három kategóriába aszerint, hogy melyek elengedhetetlenek, lehetőleg teljesítendők, és melyek el nem érése nem okoz problémát.

Sokszereplős feladat

Ha ezekkel a lépésekkel megvagyunk, fel kell mérnünk, hogy milyen megoldások közül választhatunk. Ekkor az informatikusokkal egyeztetve azt is meg kell fontolnunk, hogy egy felhőalapú, szoftver mint szolgáltatás (Softver-as-a-Service) vagy egy hétköznapi megoldás lenne-e célszerűbb.

A rendszer kiválasztását követően az implementálást célszerű először csak tesztprogram szinten elkezdeni, hogy meg lehessen állapítani, kifizetődő lesz-e a további beruházás. Az implementálásban fontos szerep hárul az adott terület szakértőire is, akik pontosan ismerik a megfelelő működés feltételeit, és segíthetnek megismertetni az új rendszert más kollégákkal.

A rendszer sikeres üzembe helyezésével még nem érnek véget a feladatok. Zervos az implementálást egy evolúcióhoz hasonlította, mivel az eredményeket folyamatosan nyomon kell követni, és azok alapján kell döntést hozni a rendszer továbbfejlesztéséről.