Mitől lesz sikeres egy fejlesztési projekt?

Egy új termék létrehozásánál vagy egy meglévő átalakításánál maga a tervezési folyamat csak egy feladat az összes szükséges lépés között, de nagyban meghatározza az idő és költségek alakulását és magát a projekt sikerességét.

Amire mindig szükség van:
1. Célok meghatározása, mit szeretnénk "eredményként" kapni
2. A feladat és a követelmények minél részletesebb meghatározása
3. Projektterv/időterv, mérföldkövekkel, határidőkkel
4. Tervezési környezet megadása, standardok, kötöttségek
5. Jó kommunikáció

Nincs az a kis tervezési feladat, ahol ezek a feltételek ne tennék a projekt kimenetelét biztosabbá. Ahhoz, hogy ezeket az információkat rendszerezzük sok kérdésre kell válaszolnunk, ami gyakorlott segítséggel nagyban felgyorsítható és egyszerűsíthető.

Kell ennyi információ?

Igen, mert egy-egy feladattal kapcsolatban nehéz elsőre jól összefoglalni az információkat. Az alábbi kérdések segítenek abban, hogy a feladat és a követelmények minél szélesebb körben és teljesebben legyenek összegyűjtve:
1. Mik azok a fő funkciók, amiket a szerkezetnek/terméknek teljesítenie kell?
2. Melyek a további "jó lenne, ha" funkciók?
3. Van mintaként szolgáló konstrukció?
4. Milyen visszajelzések jöttek a meglévő termékkel szemben?
5. Kik használják vagy fogják használni a terméket, mik a visszajelzéseik?
6. Milyen külső vagy belső előírásokat, standardokat kell betartani?
7. Milyen költség, idő és gyártási keret közé kell a feladatot szorítani?

Egyszerűen fogalmazva: minél több információt tudunk összegyűjteni a folyamat elején, annál inkább megtámogatjuk az optimális kialakíthatóságot.

Már ezt az első lépést is a mérnökiroda hatékonyan meg tudja támogatni, kezdve onnan, hogy összefoglalja, rendszerezi az információkat és a jó kérdéseket teszi fel, hogy kiderüljön az is, milyen egyéb látens igények vannak, és hol lehetnek a projektben a meghatározó mérföldkövek és a szűk keresztmetszetek, legyen az konstrukció, gyártás, tesztelés, költség vagy idő tényező.

A megvalósítás

Sok esetben annyira elhúzódik az előkészítési/döntési fázis, ami nagyban beszűkíti a rendelkezésre álló időkeretet és ilyenkor kezdődik el a "számoljunk visszafelé" és határozzuk meg újra a határidőket, ahol az eredetileg betervezett biztonsági tartalékok elvesznek. Itt térül meg, ha jól rendszereztük az információkat és van egy jól felépített követelményjegyzékünk, projekttervünk, amihez mindig vissza tudunk nyúlni. Amikor a feladat a megvalósítási fázisba kerül, célszerű egyértelműen meghatározni a kiindulási állapotot, de mindig körültekintően kell megvizsgálni, hogy az mennyire felel meg vagy viszi félre a konstrukciót. Kevés az a projekt, ahol a tervezők teljes szabadságot kapnak, ezért érdemes a referenciákat olyan mértékben meghatározni, hogy az ne gátolja a tervezői kreativitást és a termék optimális kialakítását. A projekttervben meghatározott mérföldköveknél lehet módosítani a követelményeken viszont bármilyen időközbeni változtatásnál számolni kell az idő és költségtényezők változásával is.

Hogyan tudjuk megfelelő irányban terelni a kidolgozási fázist?
1. Határozzuk meg a mérföldöveket, amikor a konstrukciót ellenőrizni szeretnénk!
2. Az előtervek kialakításából minden kérdésre választ tudunk rajtuk keresztül adni a konstrukció jóságára, a gyártási, szerelési és a használat során felmerülő elvárásokra és lehetőséget biztosítanak az optimális irány kiválasztására.
3. A konstrukció kidolgozásával párhuzamosan figyelembe kell venni a későbbi lépéseket is, legyen az gyárthatóság, szerelhetőség vagy a termék karbantartása.

A konstrukción dolgozó mérnökök a megrendelőt azzal tudják a leginkább támogatni, ha egy felmerülő probléma, kérdés esetén rögtön javaslatot, megoldási lehetőséget is adnak. Az a mérnökség, ahol a partnerek és a már elvégzett projektek számos, különböző iparágakból tevődnek össze, sokkal hatékonyabban tudnak reagálni egy új problémára és az addig megszerzett tapasztalatokat hatékonyan tudják használni minden konstrukciós feladatnál.

Emellett fontos a megrendelő, a tervező, a gyártó és az egyéb szakterületek folyamatos együttműködése és a fejlesztés során az időben történő bevonása, hogy ne utólag kelljen tüzet oltani és mindenki számára elfogadható és támogatott legyen a konstrukció.

Biztonság és kommunikáció

Amikor a megrendelő ajánlatot kér és kap egy tervezési feladattal kapcsolatban, akkor sok esetben "nagyon kevés" információ alapján kell jó döntést hoznia. Ahhoz, hogy mint a projekt felelőse biztosak legyünk abban, hogy jól döntöttünk, tudnunk kell, hogy "minden" figyelembe lett véve az ajánlatban és nem maradt ki egy olyan részlet sem, ami a projektet rossz irányba befolyásolná a későbbiekben. Emiatt bevett gyakorlat nálunk, hogy az ajánlat mellé készítünk egy összefoglaló prezentációt, ami a feladat összetettségétől függően egy koncepciót is tartalmaz, ha szükséges. Felsoroljuk a még nyitott kérdéseket és a meghatározásra, pontosításra váró tényezőket is, ezzel biztosítva, hogy ne csak néhány szám alapján kelljen a partnerünknek döntenie.

A biztonságot a projekt során nagyban növeli, ha:
1. Minden résztvevő oldaláról van egy elsődleges kapcsolattartó, projektvezető
2. Rendszeresen van státuszjelentés, hogy "hol áll" a projekt
3. A következő határidő mennyire tartható, várható-e csúszás
4. A megrendelő nem csak a végén lát egy kész konstrukciót

Ez a fajta kommunikáció az ügyfél részéről is több ráfordítást igényel, de megtérül a befektetett többlet energia.

Ehhez néhány eszköz, amit hatékonyan tudunk használni a kommunikáció során:
1. Összefoglalók a megbeszélésekről, ami mindig tartalmazza a nyitott pontokat, új feladatokat, következő határidőket
2. Védett adattár a biztonságos adatcseréhez
3. 3Dpdf a megrendelővel való egyeztetéshez 3D-s modelleken keresztül

A cél mindig az, hogy minden fél számára egyértelműen átadhatók és visszakereshetők legyenek a fejlesztés egyes fázisaiban, főleg a mérföldköveknél egyeztetett információk és állapotok. Így ha egy felmerülő probléma során vissza kell lépni egy-egy lépést, akkor egyszerűen vissza lehessen bontani a szükséges információkat, állapotokat.

Hol ér véget egy projekt?

Nem ér véget ott, hogy elkészítettük és kiadtuk a 3D/2D-s dokumentációt vagy gépkönyvet és az egyéb dokumentációkat, hanem a gyártást, beüzemelést követően is megfelelő támogatást kell nyújtani minden esetben, ha a partner részéről erre szükség van.

Még a tervezés során tisztázni kell:
1. Mi lesz az életútja a terméknek?
2. Melyek a kritikus alkatrészek/elemek?
3. Milyen stratégia szükséges a karbantartásnál?
4. Akarunk-e továbbfejlesztési potenciát hagyni a szerkezetben?

Emiatt például nem célszerű a tervezési-gyártási folyamatokat sem felcserélni, mert lehet, hogy rövid távon időt vagy költséget spórolunk meg, de a legtöbb esetben megbosszulja magát ez az önkényes csere és nem lesz gazdaságos a későbbi üzemeltetés, szervizelés, karbantartás vagy egy esetleges módosítás a terméken. Amennyiben körültekintő a fejlesztés, úgy nagyban támogatható és megnövelhető a célgép, ipari eszköz életútja. A megrendelő számára pedig ott a lehetőség, hogy biztosan segítséget fog kapni, amennyiben szüksége van rá.

Németh Péter
mérnökség vezető
CAD-Terv Mérnöki Kft.

(x)