Lassan siess! Így intézd hatékonyan a dolgaidat

Álljunk meg egy pillanatra, és gondoljunk végig olyan helyzeteket, amikor egy feladat elvégzésével siettünk: Mennyi időt takarítottunk meg? Semennyit. Előfordult, hogy a kapkodás okozta hibákat ki kellett javítani, tehát duplán dolgoztunk? Bizony.

Igen, a rohanás kontraproduktív, a kapkodásnak ára van: elégedetlen ügyfelek, vezetők, megbántott kollégák és családtagok, költséges hibák, félreértések, alacsony minőségű munka. Ezeken túlmenően mi is elégedetlenek leszünk, kapkodás miatt elveszítjük a nyugalmunkat, és stresszesnek éljük meg mindennapjainkat.

Mi a különbség?

Amikor fókuszáltak vagyunk, van kontrollunk önmagunk és a dolgok fölött, gyorsan haladunk. Érzetre mintha egy Tai Chi formagyakorlatot végeznénk. Amikor rohanunk, szétszórttá válunk, elvész a fókusz, kiszolgáltatjuk magunkat a negatív érzelmeinknek és a külső erőknek.

A mindennapi élet forgatagában könnyű azt mondani, hogy ne rohanj, de nehéz megtenni.

A munkát el kell végezni, mert a munka nem végzi el önmagát, halljuk ezt sokszor. Azonban rohanás nélkül is lehet gyorsan haladni.

Az év vége lehetőséget adott egy kicsit lecsendesedni, lelassulni. Az év eleje pedig jó időzítés arra, hogy elsajátítsunk néhány olyan szokást, amelyek segítségével tudunk gyorsan haladni, produktívabbak lenni.

Mielőtt elkezded a napot…

Reggel amint felébredsz ne nyúlj azonnal az okostelefonodért. Ehelyett szánj néhány percet magadra. Gondold végig, hogy vagy, miért vagy hálás. Esetleg meditálj. Gondold végig, mit szeretnél elérni a nap folyamán, mielőtt hagynád, hogy a világ berobbanjon az aurádba, mondjuk a Facebookon keresztül. Tervezd meg a feladataidat akár az 1,3,5 szabályt követve: Mi a legfontosabb/legnagyobb feladatod? Mi a következő három (közepesen) fontos feladat? Mi a további, öt kisebb feladat?

Napközben

Ha még nem tudod, tapasztald ki, hogy melyek számodra a legtermékenyebb munkaórák. Ezeket használd a legfontosabb/legnagyobb feladat elvégzésére. Ha csak egy nagy dolgot tudsz teljesíteni, tekintsd sikeresnek a napot.

Ha már alkalmazod az 1,3,5 szabályt, a sikeres teljesítéshez az alábbi tippjeink vannak:

Priorizálj. A naponta elvégzendő feladatokra való összpontosítás megköveteli, hogy rangsorold azokat. Ezt úgy tanácsos megtenned, hogy a fő feladato(ka)t mindig el tudd végezni.

Ne multitaskolj! Amikor három dolgot próbálunk egyszerre csinálni, általában mindhármat rosszul/felületesen/hibásan csináljuk. A Harvard Business Reviewban nemrégiben megjelent egy cikk, amely szerint átlagosan 15 percbe telik, mire a bejövő email, vagy kérdezősködő kolléga, vagy egyéb zavaró tényező által elterelt figyelmedet újra az elsődleges feladatra tudod összpontosítani.

Az csak illúzió, hogy azért vagy hatékonyabb, mert egyszerre több tányért pörgetsz. A multitasking mentális és fizikai fáradtsághoz vezet. Előfordulhat, hogy a rendelkezésre álló idő alatt nem tudsz egy teljes feladatot befejezni. Ha ez a helyzet, akkor végezz el egy részfeladatot.

Szakaszold a tennivalókat! Kutatások szerint az agy 20 perces szakaszokban működik a legjobban. Ezt követően a koncentrációnk csökkenni kezd. Ezért 20 percenként tarts pár perc szünetet.

Hagyj időt az átolvasásra! Mielőtt elküldöd az emailt vagy az elkészített munkát, nézd át újra, hogy minimalizáld a hibákat. A kiküldött munkáért, amelyben hiba van, nem jár halálbüntetés, de kellemetlen és nehezebb javítani.

Összegzésként azt javasoljuk, hogy lassan siess.

A hatékonyságot az szolgálja, ha rohanás, kapkodás helyett gyorsan, de megfontoltan haladsz. Fókuszálj, tervezz a nap elején. Légy unitasker. Rendszeres időközönként pihenj, figyelj a napközbeni regenerálódásra. Mintha egy Tai Chi formagyakorlatot végeznél.