Dolgozz inkább, ne meetingelj! Vagy mégis?

A Korn Ferry kaliforniai személyzeti tanácsadó cég kutatása szerint a megkérdezett 1945 fehérgalléros munkavállaló 67 százaléka szerint túl sok meetingen vesz részt, és ezek a tevékeny munkától veszik el az időt. Minden ötödik válaszadó mondta, hogy heti öt órájuk is elmegy felesleges találkozókkal. A válaszadók csupán 16 százaléka mondta, hogy pozitív hatásúak a meetingek.

Általános felfogás szerint reálisan a munkában eltöltött idő 70 százaléka lehet produktív, de ez egyáltalán nem mond semmit az elvégzett munka minőségéről. Viszont ha a maradék 30 százaléknyi időt teljesen haszontalanul töltjük, ez visszaüt a 70 százalékra is, véli Thomas Faltin szervezetfejlesztési vezető.

Maratoni meetingben hisznek

A munkahelyi megbeszéléseknek valójában nem másról kellene szólniuk, mint problémamegoldásról és információcseréről. Sőt, ha csak információcseréről van szó, egy 15 perces találkozó is hatékony tud lenni, és itt nemcsak az alapvető közlendőkre, hanem még viszontkérdezésre is van idő, utána meg mindenki mehet a dolgára. De valamilyen furcsa berögződés miatt azt hisszük, hogy egy meetingnek egy óra hosszúnak kell lennie, és ha nem töltjük ki, rosszul érezzük magunkat, mintha nem dolgoztunk volna, mondta Ujváry András szervezetfejlesztési tanácsadó az Autopronak.

"Ismerek olyan céget, ahol vannak szék nélküli tárgyalók, ők így próbálják megelőzni, hogy a meeting elhúzódjon. Itt fel se merül, hogy óra hosszú meetinget tartanak."

Információcsere, találkozás

Fontos, hogy felkészülten induljunk meetingre, a megvitatni kívánt témát körülhatárolva, szavakban is megfogalmazva, világos tematikát adva. Ha csak ott kezdjük távolról körülhatárolni a problémát, vesztettünk, és a többiek idejét is mi vesztegetjük. A fenti felmérés szerint a válaszadók kétharmada a meeting pozitív oldalát az egymással való találkozás lehetőségében jelölte meg, mert például ilyenkor a főnököt is meg lehet kérdezni valami fontos ügyben.

Számonkérés helyett problémamegoldás

Amire igazán nem kellene használni a meetingeket, az a számonkérés. A számonkérés és a beszámoltatás helye a négyszemközti vezetői-beosztotti megbeszélés. Ha mindez egy meetingen történik, óhatatlanul arénahelyzet alakul ki, mert mások előtt senki se szeret megszégyenülni; vagy védekezik, vagy fortyog magában. Ugyanakkor ha valakinek nehézsége van a csapatból, akkor érdemes a csapat elé vinni a problémát, és a csapat bölcsességét használni a probléma megoldásával. Itt már a cél egyértelműen a segítés, illetve a csapatkohézió és a tudásmegosztás erősítése.

Boruljon minden, hogy jobb legyen

Bóna Péter, a Com-Forth Ipari Informatikai Kft. ügyvezetője az egész cégének a szervezetét átrendezte, hogy hatékonyabb folyamatokat kapjanak. Ezért a szervezetfejlesztési munkájáért díjban is részesült. Megkeresésünkre a szakember a meetingen történő döntések fontosságát emelte ki, vagyis tehát az a meeting, ahol semmilyen döntés nem születik, annak nincs értelme. Ha állandóan meetingelünk, akkor nincs időnk dolgozni. Ha nincsenek megbeszélések, az a közös munkát tudja hátráltatni.

A Com-Forth vezetője négy pontban jelölte meg a célravezető meeting kritériumait:

• Megfelelő emberek. Olyanok vegyenek részt rajta, akik számára relevánsak a témák.

• Felkészültség. Legyenek felkészültek a résztvevők. Az előkészületek nagyon fontosak, hogy ott döntéseket tudjunk hozni, ne a meetingen kezdjük el kitalálni a koncepciót. Kivétel ez alól az, ha kick-off meeting keretében találjuk ki, kinek mi a feladata).

• Idő. Nem érdemes nagyon elhúzni a meetingeket. Amit nem lehet megbeszélni szűk egy órában, arra a 1,5-2 órás megbeszélés is kevés.

• Taktika és policy. válasszuk szét a taktikai meetingeket (ahol a feladatokat osztjuk szét, tájékoztatjuk egymást, a folyamatban lévő projekteket nézzük át, stb.) és a governance típusú meetingeket (ahol a policykat hozzuk és a szerepeket módosítjuk, tehát itt hozunk meg olyan döntéseket, amelyek arról szólnak, hogy hogyan dolgozunk együtt). Ezeket nem szabad összekeverni.

Nyitókép: Pixabay