A jó auditor 10 ismérve

1. Állandó jelenlét
Egy auditornak mindig jelen kell lenni a cég életében, hogy a tulajdonosok és az ügyfelek igényeit maximálisan kielégítse. Gyakran előfordul, hogy csak a közeljövőben tartandó audit során lépnek kapcsolatba partnereikkel, vállalatukkal, és ez akár többéves kihagyásokat is hozhat magával. És bár meglehet, ez az adott cégen belüli szabályozások miatt alakult így- létszámkorlátozás, több helyszínen történő munkavégzés-, mégsem támogatja a cég és az auditor közötti kapcsolat zökkenőmentességét. Az sem befolyásolja negatívan egy auditor és egy vállalat kapcsolatát, ha évente legalább egyszer az auditor ellátogat partnercégeihez, életben tartva ezzel a meglévő együttműködési megállapodást.

Természetesen ma már lehetőség van ezeket könnyedén, virtuálisan lebonyolítani, így eggyel személyesebb lehet a két fél közötti kapcsolat az emailek váltásához képest, azonban a személyes jelenlét egyfajta tisztelet kimutatása az adott ügyfél, partner irányába, hogy időt és energiát szánunk arra, hogy személyesen, kézfogással tisztelegjünk egymás és az együttműködés előtt.

2. Szenvedély és jártasság
Ezeket talán meg sem kellene említeni, annyira egyértelműnek hangzanak. Rendkívül fontos azonban, hogy ne rutinszerű, évek, akár évtizedek óta jól begyakorolt módszereket, ismereteket alkalmazzunk, hanem auditorként állandóan nyitottak legyünk a folyamatos tanulásra, ismereteink megújítására. A változás állandó. Nincs ez másképp a vállalatokat érintő szabályrendszerekkel, nemzetközi standardokkal kapcsolatban sem, így elengedhetetlen, hogy készségeinket és ismereteinket folyamatosan fejlesszük. Munkánk, hivatásunk iránti elköteleződésünk pedig továbbemeli szakmaiságunk színvonalát, hiszen mindenki abban a legjobb, amit szívesen és szenvedéllyel csinál.

3. Minőségi teljesítmény
Először is egy jó auditornak ki kell tűnnie a többi közül. Ezután meg kell találnia munkája iránti szenvedélyét és szakmailag is magabiztosnak kell lennie. Mindezek együtthatójaként pedig jól kell teljesítenie munkája során. Az „üres” jelenlét, a szenvedély nélküli munkamorál és a szakmai jártasság semmit sem ér, ha nem alkalmazzák őket. Ezek az eszközök együtt szükségesek egy szervezet, vállalat sikeréhez, az auditorral való sikeres együttműködés meglétéhez.

4. Ne légy félénk!
Egy jó auditornak pozitív, megközelíthető, barátságos kisugárzással kell bírnia, hogy egy vállalat bármely szintjén könnyedén teremtsen jól működő kapcsolatokat, legyen szó a vállalat vezérigazgatójáról vagy épp a takarítószemélyzet egy tagjáról. Gyakran elhangzik: „ Auditálni jöttem, nem barátokat szerezni”. De vajon a közvetlen, interperszonális készségekkel megáldott auditor kap több jövőbeni megkeresést, vagy a barátokat nem kereső, tárgyilagos, sietős kollégája?

5. Megfontolt kommunikáció
Az ügyfél nyilvánvalóan tudja, milyen fejlesztések, pozitív változások mentek végbe a legutolsó audit óta. Auditorként ezt érdemes kihangsúlyozni, így kiemelhetjük a vállalat számára a fejlődés iránti elköteleződés meglétét és annak fontosságát, ezáltal könnyebb dolgunk van a korábban tanácsolt vagy előírt változtatások eredményességének elfogadtatásában, valamint további fejlesztések, előírások betartásának a kommunikálásában. Ezután már csak a dokumentáció van hátra. Ez egy pszichológiai módszer az auditálás zökkenőmentes, mindkét fél számára kielégítő eljárás lebonyolítására, amely kölcsönös előnyökön és pozitív közlésmódokon keresztül éri el a cégen belül szükséges fejlesztések implementálását.

6. Ne légy arrogáns!
Egy jó auditor nem sétál be egy vállalathoz és vágja a fejükhöz, hogy miben lehetnének jobbak, min kell azonnal változtatni; hogy munkatársaik mennyire alulképzettek, alkalmatlanok az adott feladatkörre. Nem éreztetheti magát felsőbbrendűnek, és nem keltheti azt az érzést egy vállalat vezetőségében, hogy milyen szerencsések, amiért rájuk szánja az idejét.

7. Legyél jó hallgatóság!
Nem csak mint bizalmasnak kell jelen lenned egy vállalat életében, hanem jó hallgatóságnak is kell lenni. Az auditor és a megbízó közötti viszonyt hasonlíthatjuk egy állásinterjúhoz is: hagyjuk, hogy az ügyfél beszéljen, csak ezután reagáljunk, fejlesszük az összhangot, tiszteljük a cég érdekeit, határozzunk meg közös célokat.

8. Légy óvatos a vitákkal!
Van egy angol közmondás: „Vitatkozni egy auditorral olyan, mint egy disznóval a sárban birkózni – előbb-utóbb rájössz, hogy élvezi.” Auditorként nagyon oda kell figyelni, hogy mikor megyünk bele egy vitába a céggel vagy annak képviselőivel. Tudni kell, mikor állítsuk meg a vitát és lépjünk tovább a következő pontra – a vitás kérdést pedig később, egy nyugodtabb hangnemben újra előszedhetjük. Ez lehet frusztráló is, hiszen az audit lényege, hogy a vitás kérdéseket, eltérő nézőpontokat, szigorú szabályokat is a vezetőség tudomására adjuk és megoldást nyújtsunk bennük, csupán meg kell találnunk a megfelelő stílust és hangmenet.

9. Ismerd a jogszabályokat és standardokat!
Egy jó auditornak nem feltétlenül kell ismernie ügyfeleinek minden egyes termékét ahhoz, hogy jól végezhesse a munkáját. Tulajdonképpen ez még jól is elsülhet, hiszen olyan kérdések merülhetnek fel az auditor részéről egy-egy nem ismert termékkel kapcsolatban, amely során olyan új nézőpontok, elvárások kerülnek felszínre a vállalat számára, melyek segíthetik a megértést, eladást, fejlesztést. Természetesen ez nem lehet kifogás egy felkészületlen audit lebonyolítására. Attól, hogy az adott terméket nem ismerjük, a gyártásával kapcsolatos előírásokat, jogszabályokat ismernünk és alkalmaznunk kell.

10. Jelenj meg a megfelelő öltözetben!
Nincs annál rosszabb, amikor egy auditor szakadt munkásruhában jelenik meg, főleg, ha az auditálás többnapos, és meghívnak vacsorára is. Vegyél fel egy szép, vasalt inget vagy blúzt, hiszen az ápolt küldő máris bizalmat kelt. Ez hangozhat szőrszálhasogatónak is, de egy professzionális auditornak úgy is kell kinéznie. Egy jó auditornak több szempontból is meg kell felelnie- jó kommunikációs készség, szakmaiság, és jó megjelenés.

Úgy tűnhet, sok szempontot kell észben tartanunk ahhoz, hogy jó auditorok legyünk, de amint elkezdjük alkalmazni ezeket a tulajdonságokat, ismérveket, gyorsan és könnyedén épülnek majd be szakmai természetünk tényezői közé. Továbbá, ha megfigyeljük, milyen hatással lehet ez a karierünkre, beláthatjuk, hogy megéri időt és energiát fordítani ezeknek a szempontoknak a beépülésére.