Auditornak lenni vagy nem lenni?

Az autóiparban – legyen az gyártó vállalat, vagy szolgáltató – az audit, illetve az arra való felkészülés szinte mindenhol feszültséggel teli időszakot jelent. Miért is? Egyrészt azért, mert ez egy vizsgaszituáció. Általában valami múlik az eredményen. Egy következő projekt, egy konszernszintű besorolás, vagy akár egy tanúsítás megszerzése, amely létkérdés egy autóipari beszállító számára.

Hogy tudjuk ezen feszültéséggel teli időszakot kissé nyugodtabbá tenni, tudjuk-e egyáltalán? Itt jöhetne akár a sablonos válasz, hogy persze, a folyamatainkat tartsuk minden időpillanatban a követelményeknek megfelelően. Akik azonban a mai, felgyorsult világban az autóiparban tevékenykednek, nagyon jól tudják, hogy mekkora erőfeszítést igényel ez a napra készen tartás.

A jó belső és vevői audit együtt hoz tartós sikert

Amennyiben a vállalat vezetése elkötelezett a minőségi működés mellett, nagyon hamar felismeri, hogy a vevői/tanúsító auditok sokkal kevesebb „rákászülést” igényelnek, ha a belső auditokat megfelelő komolysággal kezelik és nem egy szükséges rosszként, amelyet azért kell elvégezni, hogy a vevő vagy tanúsító ne vegye fel eltérésnek annak hiányát. A felkészült szereplés mellett nagyon fontos szempont, hogy a belső auditokat a folyamataink javítása, hatékonyabb működése érdekében végezzük.

De hogy érhetjük el, hogy a lefolytatott belső auditok valóban elérjék céljukat?

A vezetői támogatás és elkötelezettség mellett elengedhetetlenül szükséges mind a rendszer-, folyamat- és termékauditokat lebonyolító munkatársak magas szintű szakmai kompetenciája. A felkészültségi követelményeket a vevői követelmények és vonatkozó szabványok részletesen taglalják.

Mivel az autóiparban tevékenykedő vállalatok vagy gyártanak, vagy szolgáltatnak, így nagyon fontos, hogy ezen tevékenységeket kiemelten fontos felügyelet alatt tartsák. A folyamatok auditálására a legtöbb vállalat a VDA 6.3 szabványt alkalmazza. Ezért részletezzük jobban a folyamatauditorokra vonatkozó követelményeket.

Mit is jelent a szakmai felkészültség:

• az auditált folyamat ismeretét;
• az autóiparban alkalmazott minőségtechnikák magas szintű ismeretét (minőségtervezés-APQP, termék és gyártófolyamat jóváhagyás-PPAP, kockázatelemzés-FMEA, problémamegoldó technikák-8D, Ishikawa, 5 Whys, mérőrendszer elemzés-MSA, statisztikai folyamatszabályozás);
• az auditálás alapjául szolgáló szabvány követelmények ismeretét;
• valamint a vevőspecifikus követelmények ismeretét.

A tapasztalat azt mutatja, hogy az auditok sikerességét nagymértékben befolyásolja - az auditorok szakmai felkészültsége mellett az, hogy mennyire vannak birtokában az úgynevezett „soft” készségeknek.

Ezen készségek közé sorolandó:

• a jó kommunikációs képesség;
• azon képesség, hogy az auditáltat milyen szinten képes az auditor együttműködésre bírni;
• mennyire képes érvelni és objektív döntéseket hozni, mennyire fogékony az esetlegesen általa nem ismert megoldásokat értékelni és elfogadni.
Ezen képességek/ készségek megléte és fejlesztése is elengedhetetlen a sikeres auditálás lefolytatásához.

Tapasztalat teszi a jó auditort

Gyakran találkozunk azzal a jelenséggel, hogy az auditori képzést (amely 3, maximum 5 nap) követően a bizonyítványt megszerző résztvevőinket szinte azonnal „bevetik” audit lefolytatására. Ha így járunk el, akkor biztosak lehetünk abban, hogy az audit nem éri el a célját és az audit lefolyatásával megbízott munkatársunk sikerélmény híján kudarcként éli meg feladatát, demotiválttá válik. Tehát hosszú távon ez nem kifizetődő.

Mi itt a TEQUA-nál hisszük, hogy igazán jó auditorrá nem egy bizonyítvány megszerzésétől lesz valaki, hanem csak az elvégzett auditokon szerzett tapasztalatok hatására válik azzá, valamint a szakmai és nem szakmai képességeinek folyamatos fejlesztésével.

Ez a tapasztalat hívta életre a TEQUA Auditor Akadémiát, amely úgy tűnik, jelenleg egyedülálló a képzések piacán. Az Akadémia négy alkalommal, két napos oktatási egységekben készíti fel a hallgatókat a folyamatauditok hatékony és eredményes lefolytatására.

A képzés során az alapoktól indulunk, úgymint szabványi környezet, audit típusok, különbözőségek, folyamatszemléletű megközelítés, auditálás folyamata, illetve értékelési sémája. Az alapok elsajátítását követően részletesen, oktatóink gyakorlati tapasztalatát felhasználva átbeszéljük a sorozatgyártásra vonatkozó folyamatelemeket, majd a szolgáltatásra vonatkozó kérdésköröket. Oktatásunk során következetesen alkalmazzuk a folyamat- és kockázatelemzést a „Turtle” módszer alkalmazásával.

Különös figyelmet fordítunk arra, hogy a résztvevők megtanulják értelmezni a kérdéseket, milyen formában tegyék fel azokat az auditáltaknak annak érdekében, hogy az egyértelmű legyen mindenki számára, valamint milyen megoldások lehetnek a válaszok.

Ahogyan azt már említettük, nagyon fontosnak tartjuk a sikeres auditok lefolytatása vonatkozásában, hogy az auditorok „soft” képességek birtokában is legyenek, amely elengedhetetlenül fontos az auditor és auditált együttműködésében. Ezen képességek fejlesztése és gyakorlása a tanfolyam során kommunikációs tréner bevonásával történik.

Nagy hangsúlyt fektetünk az auditszituációkon keresztüli gyakorlásra, amelyek magukba foglalják az audit teljes lebonyolítását a felkészüléstől a lezárásig.