Támogatások elszámolása – típushibák és tippek ezek elkerüléséhez

Ezeken keresztül igazolható, hogy a kedvezményezett olyan költségek finanszírozásához használja fel a támogatást, amelyek összhangban állnak a pályázatában szereplő célkitűzésekkel és információkkal. A hibásan benyújtott kifizetési igénylések ugyanakkor hosszú hónapokkal elnyújthatják az elnyert támogatás kifizetésének időtartamát. Egy elszámolási dokumentáció összeállítása jelentős adminisztratív terhet róhat a kedvezményezettekre, emellett számos hibalehetőséget hordoz magában, azonban ha ismerjük a típushibákat, csökkenthetjük a hiánypótlások kockázatát, és a kapcsolódó munkaterhet.

A hiányosságok egy része magához a kifizetési igénylés formanyomtatványához köthető, míg a hibák másik nagy csoportja az elszámolás tartalmi és formai követelményeinek megsértéséből adódik.

Az elszámolások benyújtásának kétféle módja van: az időközi, illetve a záró kifizetési igénylés formájában történő benyújtás. Mindkét kifizetési igénylés elmaradhatatlan részét képezi az oda vonatkozó (időközi vagy záró) beszámoló benyújtása, e nélkül automatikusan elutasításra kerül a kifizetési igénylés. Fontos ezért annak ellenőrzése, hogy valóban minden kötelező elem csatolásra került-e. A pályázatokhoz kapcsolódó pénzügyi tájékoztató minden esetben tartalmazza a részletes szabályokat, követelményeket, valamint a csatolandó dokumentumok, úgymint a számlák, lízingszerződések, megrendelések, kifizetési igazolások, teljesítésigazolások, egyéb mellékletek és nyilatkozatok listáját. A pénzügyi tájékoztató alapján érdemes akár saját ellenőrző listát készíteni, ennek segítségével - és a dokumentumok teljes körű benyújtásával - megelőzhetőek a későbbi hiánypótlások. Érdemes szem előtt tartani azt is, hogy a pénzügyi tájékoztató módosulhat, így célszerű mindig ellenőrizni, a megfelelőt használjuk-e.

Ami a kifizetési igényléssel kapcsolatos hibákat illeti, ezek közül gyakori a formanyomtatvány nem megfelelő kitöltése. Ez jelentheti akár az elszámolás részét képező tételek hiányos felsorolását, illetve azok pontatlan ismertetését is. A pályázati elszámolás során számos dokumentum benyújtása szükséges, melyek közül a legtöbbet, mint ahogyan a kifizetési igénylés formanyomtatványát is, a pályázónak a megadott szempontok szerint az aláírásával hitelesítenie kell. Sok esetben hiányzik a megfelelő hitelesítés a kifizetési kérelmen, éppen ezért szükséges a benyújtott dokumentumok többszöri átnézése, ellenőrzése, hogy ezek a hiányosságok pótlásra kerüljenek. A hiányosságok kiszűrésében nagy segítséget jelenthet a már említett saját ellenőrzőlista vagy egy "független" kolléga általi ismételt ellenőrzés is.

Az elszámolási dokumentáció részeként szükséges a kifizetési kérelem megfelelő formában történő benyújtása, így tehát a "minta", illetve "nem beküldhető" szövegezésű vízjellel ellátott nyomtatványok nem számítanak a kifizetési igénylés benyújtható formájának. Előfordulhat az is, hogy maga a nyomtatvány hiányzik az elszámolásból – ugyan ezt a Közreműködő Szervezet pótolni tudja a pályázatkezelési felületről történő kinyomtatással –, azonban ajánlatos ennek a pályázó általi beküldése, hiszen így a kedvezményezett általi hitelesítés is teljesül.

Az elszámolások mélyebb szintű ellenőrzésénél előforduló hibák nagy része a benyújtott számlákhoz kapcsolódik, azaz gyakran maga a kedvezményezett által már befogadott és rendezett számla hibás formailag. Éppen ezért fontos a szállító által kiállított számla előzetes átnézése, illetve annak ellenőrzése, hogy az megfelel-e a jogszabályi és az elszámolással kapcsolatos tartalmi és formai követelményeknek. Ilyen pontatlanságok például az ÁFA mértékének a ki nem töltése, a számla dátumainak (teljesítés, keltezés, fizetési határidő) felcserélése, a számla pályázó általi hitelesítésének, aláírásának elmaradása. Gyakorlatban többször előforduló hiba a szállító adatainak nem megfelelő, hiányos feltüntetése. Szükséges, hogy az olyan adatok is, mint például a bankszámlaszám, cím, cégjegyzékszám, pontosan szerepeljenek a számlán.

A számlákat minden esetben eredeti és másolati példányban is be kell nyújtani a Közreműködő Szervezet részére, azonban a hiánypótlások igen gyakori oka éppen az eredeti számlapéldányok beküldésének a hiányából fakad. A számlákhoz ugyancsak szükséges az azok teljesítését igazoló kifizetési bizonylatok megfelelő benyújtása, ellenkező esetben itt is hiánypótlásra kerül sor. Szükséges az, hogy az adott számlához tartozó kifizetést igazoló bizonylat(ok) a számla teljes összegének a teljesítését igazolják, ezt külön célszerű ellenőrizni a banki bizonylatok segítségével. Amennyiben több tétel együttes átutalására került sor, fontos, hogy az átutalt tételekhez kapcsolódó számlaszámok a banki kimutatáson is szerepeljenek, vagy ezek az információk legalább egy nyilatkozat formájában benyújtásra kerüljenek.

Ami az elszámolható költségek összegének maximumát és tételes listáját illeti, ezeket - a pályázati felhívás és útmutató figyelembevételével - a támogatási szerződés tartalmazza, ezért nagyon fontos annak alapos áttanulmányozása. Ezzel ugyanis megelőzhető annak a problémának a kialakulása, hogy a pályázó magasabb elszámolható költséggel számol, mint ami az adott pályázat keretében lehetséges, vagy olyan tételekre szeretne támogatást lehívni, amelyek nem szerepelnek az elszámolható költségek listáján. Ez utóbbi esetben átgondolandó a támogatási szerződés módosításának lehetősége is.

A fenti apróbb szempontok figyelembevételével jelentős mértékben csökkenthető a kifizetési igénylés elutasításának vagy hiánypótlások kiírásának a kockázata, ami a támogatás lehető leggyorsabban történő átutalásának a feltétele.

Dobos Edina
menedzser
Deloitte Zrt.
K+F és Állami Támogatások üzletág