A digitális tűzvédelem mindenki életét megkönnyíti

A tűzvédelmi kötelezettségek, jogszabályi háttér

Minden vállalat, intézmény kötelessége a rá vonatkozó jogszabályok szerint és mértékben tűzvédelmi eszközöket üzemeltetni, ezeket időszakosan felülvizsgálni, a vizsgálatokról pedig dokumentációt készíteni.

A témakört illetően jól elkülöníthetők az alábbi fejlődési szakaszok:

1. Nincs szükség tűzvédelmi eszközökre, mindenki saját belátása szerint vásárol ilyen berendezéseket (-1936)

2. Kötelező tűzvédelmi berendezéseket üzemeltetni, karbantartani (1936-)

3. Az eszközökről, azok karbantartásáról dokumentációt szükséges vezetni, megadott adattartalommal (1963-)

A harmadik szakasztól kezdve „kockás füzetben” vezették a dokumentációkat az üzemeltetők, karbantartók. A vonatkozó szabályok egyre nagyobb igényei, valamint a technika fejlődése arra sarkallta a vállalkozásokat, hogy a dokumentációk készítéséhez szoftvereket vegyenek igénybe. A legtöbb esetben táblázatokban vezetett listákhoz értelemszerű volt Excel-t használni a 2000-es évek elejétől.

Az idő múlásával, a technológia fejlődésével és a folyamatosan magasabb hatósági és ipari igények következtében az elmúlt években az Excel-táblák már sokkal inkább nehezítik, semmint könnyítik a mindennapi munkát a tűzvédelem területén.

Kemény és monoton feladat

A feladatok előkészítése, ellátottságának felelőssége általában az úgynevezett EHS vezető vállára nehezedik. A munkakör általában a munka,- tűz,- biztonság és egészség,- illetve a környezetvédelem témakörét foglalja magában.

A munkáknak manuális követése, szervezése, megvalósítása monoton feladat és sajnos sok esetben el is marad. Az elmaradás következményeképpen hatósági ellenőrzés során súlyos bírságokra lehet számítani, ugyanakkor tűzkár esetén jelentős szerepet kap az eszközökről vezetett (vagy nem vezetett) üzemeltetési napló, mely felelősségeket tárhat fel, továbbá akár a biztosítási kártérítést is befolyásolhatja.

Érdemes ezért követni, elvégezni, dokumentálni a tűzvédelemmel kapcsolatos teendőket, ugyanakkor ez figyelmet, manuális munkát - „papírozást” igényel. Aki napjainkban korszerűen gondolkodik, igyekszik az ilyen típusú munkát automatizmusokkal kiváltani és idejét hasznosabb feladatok ellátására fordítani.

A lehetőség

Mióta a jogszabályi környezet 2020. január 22-én megteremtette az elektronikusan vezetett tűzvédelmi napló (EÜN) fogalmát, folyamatosan fejlődik ez a terület. Az ma már nem kérdés, hogy amennyiben valaki célszoftvert használ, eszköze mindig naprakész, a jogszabályi változásoknak hatályba lépése napjától megfelel. Ilyen esetben a felhasználónak vagy egyáltalán nincs teendője vagy jelzést kap arra vonatkozóan, hogy mit kell tennie azért, hogy rendben legyen a nyilvántartása.

A fiREG tűzvédelmi platform alapítói szerint ennek a fejlődésnek csak előnyei vannak, lássuk kik az érintettek és milyen előnyt kínál számukra a megoldás!

Az elektronikus megoldás és előnyei

Az üzemeltetők a nyilvántartásaik digitalizációját minimális idő- és energiaráfordítással, Excel táblákból indíthatják meg. Ez néhány perces, néhány tízperces folyamat, illetve természetesen manuálisan, egyesével is rögzíthetők be eszközök a rendszerbe.

Az eszközök adataihoz való hozzáférés telephelyekre, eszköztípusokra, jogosultsági szintekre (karbantartói, üzemeltetői) bontva oszthatók ki kollégák részére. Az az meghatározható, hogy például az 1. számú telephely tűzoltó készülékeit X Kft. tartja karban, míg az üzemeltetői ellenőrzéseket akár másik megbízott vállalat, akár belsős kolléga látja el. Mindeközben a tűzgátló ajtókat akár Y Kft. ellenőrzi és szintén lehet másik szolgáltató vagy belső munkatárs is, aki az üzemeltetői ellenőrzéseket végzi. Amennyiben a 2. számú telephely az ország másik végében van, úgy előfordulhat, hogy oda nem éri meg X Kft.-nek szolgáltatnia, így oda másik cég jelölhető ki a tűzoltó készülékek karbantartására, ellenőrzésére.

A jogosultságok tehát átláthatók, könnyen kioszthatók, újraoszthatók, miközben a rendszer folyamatosan, automatikusan, a jogszabályok szerint jelzi az elvégzendő feladatokat minden szereplő számára. A felelős - például EHS vezető - pedig egy összegző felületen láthatja, hogy melyik telephelyen, kinek, milyen munkája közeledik, anélkül, hogy ezeket a munkákat ő vagy bárki más figyelné, gyűjtené és osztaná ki a beszállítóknak, munkatársaknak.

Az ellenőrzések, karbantartások során készülő dokumentációk pedig úgy kerülnek be az üzemeltető, az EHS vezető dokumentumtárába, hogy ezzel külön senkinek nem kell foglalkoznia.

Egy audit, biztosítói felülvizsgálat, esetleg hatósági ellenőrzés során ezek a dokumentumok, mappák néhány kattintással megoszthatók olvasási jogosultsággal. Eredményeképpen a jogosult azonnal naprakész, jogszabályoknak teljes mértékben megfelelő formátumú dokumentumokat tanulmányozhat, akár a saját számítógépén és akár a távolból is. Hangsúlyozzuk, ehhez a jogosultságot az üzemeltető adja, időkorláttal együtt, ugyanakkor természetesen egy-egy dokumentum külön is bemutatható. Ha például egy auditor csak az 1. számú telephely tűzoltó készülékeinek naplózására kíváncsi, ezt is egyszerűen bemutathatjuk.

Lean – a szoftverfejlesztésben is

Jellemzi a fejlesztést és annak menetét, hogy a gyártásból már ismert lean megközelítésből merítve szervezik az alapítók. Ez azt jelenti, hogy mindig csak az és csak az kerül a szoftverbe, ami alaposan felmért felhasználói igényt elégít ki.

Ilyen felmérés alkalmával és azt követően folyamatosan az derült ki, hogy a célcsoportként megjelölt EHS vezetők nagyra értékelik a terület papírmentesítési lehetőségét, hiszen ez jól illeszthető a szinte mindenhol már bevezetett ISO14001-es, akár ISO45001-es szabványhoz.

Továbbá a vállalatoknál egyre erőssebben jelentkező „ESG-nyomás” enyhítésére is alkalmas eszköznek számít – vallják a szakemberek.

A fenti megállapítást alaposabban alátámasztandó a rendszer használatának megkezdéséről a felhasználók tanúsítványt kapnak, mely dokumentáltan magasabb szintre emeli a tűzvédelmet, mint a korábban használt bármely megoldás.

A digitalizáció hatása

A fiREG hatására elérhető akár az is, hogy egy budapesti székhellyel rendelkező, az országban akár több tíz (sőt, akár több száz) telephelyen gazdálkodó vállalat EHS vezetője a székéből tudja ellenőrizni a feladatok ellátottságát. A munka szervezésével sokkal kevésbé kell foglalkoznia, miközben az általa használt szoftver garantálja, hogy folyamatosan megfelel a jogszabályi követelményeknek.

A bárhol gombnyomásra elkészített dokumentációk egy, a vezető által elérhető mappában automatikusan gyűlnek és egy hatósági ellenőrzés vagy audit felülvizsgálat során azonnal bemutathatók.

A környezeti hatást szemlélteti, hogy egy közepes vállalat esetén az évente tűzvédelmi dokumentációra fordított oldalak száma elérheti az 500-1000 oldalt is, esetenként ennek sokszorosát. Mára ezek pdf formátumban, korlátok nélkül tárolhatók digitálisan.

Teljesen egyértelmű, hogy a szoftver korábban elképzelhetetlen szintre fejleszti a vállalatok tűzvédelmi eszközeinek ellenőrzését, felülvizsgálatát. Mivel a szoftver felelősöket, jogköröket kezel és számukra automatikusan – jogszabályok szerint – oszt ki feladatokat, miközben a vezető ezt bármikor ellenőrizheti, sokkal kevésbé maradnak el.

Az elvégzett ellenőrzések nagyobb garanciát adnak arra, hogy az adott eszközök szükség esetén működjenek. Ugyanakkor a biztosítótársaságok és auditorok elismerően nyilatkoznak, hiszen kis ráfordítással rendkívül magas szintre léptek a megoldást alkalmazó vállalatok.

Nemcsak hatékony, zöld is

A papírmentesítés nem csak jó hívószó, hanem kézzel fogható környezeti és anyagi előnyt is jelent, nincs ez másképpen a tűzvédelmi dokumentációk esetén sem.

Mennyivel színvonalasabb az a munkahely, mely garantáltan figyel arra, hogy az eszközök karbantartása nem marad el és ezt villámgyorsan dokumentálni tudja?

Az alapítók úgy látják - és tehetik ezt a felhasználói visszajelzések alapján -, hogy minden érintetett szereplő (felelősök, végrehajtók, ellenőrző szervek) előnyére vált a nyilvántartások papírmentesítése.

Mindenki jól jár

A tűzvédelem digitalizációja minden szereplő számára előnyös. Az üzemeltető részére a következő előnyöket kínálja a fiREG:

• Papírmentes, jogosultsági szinteket kezelő, folyamatvezérelt eszköz

• Automatikus értesítések jogszabályok szerinti időszakokról, elvégzendő munkákról

• Teljes átláthatóság (különösen hasznos sok telephely, sok eszköz, több tűzvédelembe bevont személy, vállalkozás esetén)

• Folyamatos jogszabályi megfelelőség

• Alacsony havidíj, beruházási költségek nélkül

• Minden eszközinformáció, dokumentum egy helyen, több figyelmeztetés még lejárati idő előtt, így ezek nem maradnak el

• Végtelenül egyszerűen használható, akár bármelyik kijelölt kolléga alkalmas okostelefonnal üzemeltetői ellenőrzéseket bejegyezni

• Jól követhető, automatikus statisztikák az elvégzett munkákról

A karbantartó számára a következő okokból előnyös a szoftver használata:

• A megbízó által biztosított licence tartalmazza a fiREG használati díját az üzemeltető eszközeire vonatkozóan, azaz a karbantartónak nem kell fizetnie érte.

• Szoftver készíti elő a soron következő munkák listáját, jogszabályok szerint, manuális munkavégzés nélkül

• Magyarázatot nem igénylő, speciálisan karbantartóknak kidolgozott felület a napi munkaeszköz toll és papír helyett

• Gombnyomásra készül az üzemeltetési napló, akár a helyszínen, azonnal a fárasztó irodai feldolgozás helyett

• Akár munkalap, számla is készülhet a helyszínen, szintén néhány gombnyomásra

• Jól követhető, automatikus statisztikák az elvégzett munkákról

Az üzemeltetők és a karbantartók mellett az ellenőrzést végző személyek is jobban járnak a papírmentes tűzvédelemmel, hiszen minden egy helyen, villámgyorsan hozzáférhetővé válik számukra is, ráadásul mindig a jogszabályoknak megfelelő, egységes formátumú dokumentum fogadja őket. Emellett a manuális beavatkozásokat csökkentő eljárásoknak köszönhetően pontosabb dokumentációkkal dolgozhatnak, így például nincsenek többé papírral firkált adatok, melyeket később nem biztos, hogy átvezetnek a valódi nyilvántartásba.